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outlook群發工資條失敗

互聯網 2020-09-19 18:05:12

發工資條是每個薪酬HR每個月都必做的一項工作,有的企業給員工發紙質的工資條,而有的企業更傾向於發放電子版的工資條。

不論哪種形式的工資條,員工收到的工資條都只能顯示該員工本人的工資信息。基於這點,很多薪酬hr在做工資條的時候就頭大了,可能做工資條的工作量比做工資表的工作量還大。

但是一個企業,每個人的工資條里顯示的工資分項都一樣,只是裡面數據不一樣,那有沒有一種簡便的方法,讓發工資條這件「大事化小」呢?

答案是肯定的,下面我就來教大家一種簡便方法群發工資條,而且群發單顯。當然,需要批量列印工資條的也可以在本教程中找到方法哦。

▼▼▼

你需要3個工具

Excel、Word和Outlook(如果是列印紙質版的工資條的,outlook不作要求)。

Excel用於製作工資表,Word用於製作工資條的模板,Outlook用於群發郵件。

(用的office版本是2010版,其他版本大致操作一樣,可能菜單位置不一樣,大家需要注意一下。)

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

教程的基本原理

a. Excel和Word「合作」,讓Word裡面顯示Excel表格的數據

b. Word和Outlook「合作」,讓Outlook用郵件形式把Word裡面的內容發出去。

準備工作

OUTLOOK配置

第一步,啟動outlook,第一次啟動時,系統會提示我們配置賬戶,我們直接點擊【下一步】,像下面這樣:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

第二步:選擇【是】——【下一步】,如下圖:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

第三步,選擇電子郵件服務,這裡我們選擇第一個,然後點【下一步】,就像這樣:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

我們一般都是用的企業郵箱,在這裡,我們要選手動配置,然後【下一步】,就像下面這樣:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

然後進入電子郵件的設置頁面。

1. 用戶信息

填自己的名字和郵箱地址。

2. 伺服器信息

【賬戶類型】選擇默認的pop3就可以;

【收發郵件的伺服器】要根據我們使用的企業郵箱不同,填寫不同的收發伺服器地址,我們公司使用的是網易的企業郵箱(各位hr寶寶們如果不清楚自己的企業郵箱到底是誰家的,可以諮詢網管)

3. 登錄信息

用戶名和密碼填寫我們的郵箱的完整地址和密碼就可以了。

所以我這寫的是這樣的:

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左邊的信息填寫完成後,點擊右下角的【其他設置】,切換到【發送伺服器】選項組,勾選「我的發送伺服器要求驗證」,然後點擊【確定】就像這樣:

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之後會回到之前的設置頁面,我們點擊頁面右下方的【下一步】,開始測試我們填的信息是否正確。

然後系統會彈出一個測試賬戶設置的對話框,顯示測試任務,就像下面這樣:

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如果填的信息都沒有問題,測試完成的頁面就是這樣的:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

如果測試不通過,提示錯誤,則回到之前的頁面檢查看是哪裡填錯了,重新再填就可以了。

測試完成以後,我們點擊上圖中的【關閉按鈕】,我們就完成了outlook的配置了。

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

第一步

讓Word文檔顯示Excel表格的數據

1. 製作更方便導入word文檔的Excel工資表

打開我們的工資表,我們每個月用於計算工資的工資表,裡面有很多分項,還有各種公式,就像這樣:

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然而我們在製作工資條的時候,並不是要將所有的分項都顯示在工資條中。

另外,為了方便計算,原始的工資表中的數據,都是「數值」格式,數值格式的數據在導入word的時候容易出錯。

所以我們原始的工資表並不適合作為我們word版工資條的數據來源。

這時候我們需要另外一張表,裡面有員工的郵箱信息(發紙質版工資條的可以不要郵箱信息),表頭裡所有的欄位,都是你要顯示在工資條里的工資分項,就像這樣:

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這張表我給它命名為【工資條】,怎麼將原始工資表的數據導入到【工資條】這張表中,建議用vlookup函數,該函數的使用方法也不在這裡贅述了。

這裡提醒大家注意的是:

把Excel數據導入到word裡面的時候,Excel裡面的數字須是【文本】格式,否則在word里顯示的時候容易出錯。

所以大家把原始工資表裡的數據通過vlookup函數導到【工資條】這張表裡以後,別忘了【全選】,然後將單元格格式設置為【文本】格式。

這些都操作好了之後,將【工資條】這張表保存到大家容易找到的地址。

2. 編輯word版工資條模板

Word版工資條模板大家可以自行設計,要求排版美觀大方,方便閱讀就可以。

這個模板裡面的分項應該在上一步【工資條】表格中的都可以找到(不要求word裡面各個分項和Excel裡面的欄位完全一樣),就像這樣:

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3. 將Excel表格數據導入Word模板中

Excel版的【工資條】和word版的工資條模板都完成之後,下面就可以開始導入數據了,在這裡用到的是【郵件合併】功能。

具體操作

在剛才的Word版工資條模板中,分別點擊上方菜單【郵件】——【開始郵件合併】小箭頭——【郵件合併分佈嚮導】。

就像下面這樣:

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之後,在文檔右邊會出現郵件合併的操作界面,我們先選擇文檔類型,信函和電子郵件都可以。這裡我們以【信函】為例。

選擇好后,直接點擊下面【下一步:正在啟動文檔】,就像下面這樣:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

接著操作界面會提示大家設置信函,這裡選擇【使用當前文檔】就好,然後點擊下面【下一步:選取收件人】,就像這樣:

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然後在選取收件人界面,我們選擇【使用現有列表】(因為我們剛剛已經製作好了【工資條】表格),然後點擊【瀏覽】:

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這時word文檔會彈出一個對話框,提示我們【選取數據源】,我們找到剛才保存的【工資條】表格,然後點擊打開:

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然後系統會提示我們選擇剛才【工資條】表格裡面的某一張插頁,我剛才做的【工資條】表格裡面只有一個插頁,所以選擇【sheet1】就好,像這樣:

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點擊確定之後,系統會再彈出一個對話框,這時候大家會發現,我們剛才【工資條】表格裡面的數據都在這個對話框里顯示出來了。

而且我們可以通過【姓名】前面的對勾,選擇我們要發放工資條的人,比如哪個人不需要給他發工資條,那我們把他姓名前面的對勾去掉就可以了。

發放工資條的人員都確認無誤之後,就點擊確定。像下面這樣:

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再看我們的工資條模板文檔,現在還沒有什麼變化,但是上面有個菜單【插入合併域】,從導入Excel表格之前的灰色狀態,變成了可點擊狀態(可以對比前面的截圖):

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這時候,我們需要把Excel版【工資條】表格中的各個欄位和word版工資條模板中的各個分項一一對應起來。

我們將游標移到到特定位置,然後點擊【插入合併域】,就會出來【工資條】表格中所有的欄位,我們單機滑鼠選擇就可以了,就像這樣:

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這個時候,再看我們的文檔,開頭的冒號前面變成了這樣:

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再重複剛才的步驟,將游標移動到下面表格的「姓名」後面,然後再次點擊【插入合併域】——【姓名】;然後將游標移動到表格的「月份」後面,然後點擊【插入合併域】——選擇【月份】……重複這個步驟,直到將表格裡面各個分項都填滿,就像這樣:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

完成以上的合併步驟以後,點擊菜單欄里的【預覽結果】,我們就會發現,【工資條】表格里的數據已經奇迹般的跑到word裡面來了,這就是員工看到的最終的工資條效果了。

而且我們可以通過點擊左右箭頭來預覽每個人的薪資詳情:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

第二步

生成工資條

1. 批量生成用於列印的工資條

在上一個步驟中我們預覽確認都沒有問題之後,就點擊【完成併合並】的小箭頭,選擇【編輯單個文檔】,在彈出的對話框里選擇【全部】:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

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點擊【確定】,系統會自動生成並打開一個新的文檔——《信函1》,這樣,Excel版【工資條】表格裡面所有人的Word版工資條就生成了。

系統默認每人顯示一頁,我們也可以在這個文檔裡面調整一頁顯示2人或者多人的信息,調整完后就可以列印併發放啦!

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

2、 用Outlook一鍵群發單顯電子版工資條

(打開Outlook后最小化,確保是打開狀態)

如果我們預覽無誤后的工資條不是用於列印的,而是要發送郵件到每個員工的郵箱里,這時候在點擊【完成併合並】的時候,就選擇【發送電子郵件】:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

然後在彈出的對話框里,【收件人】處顯示都是Excel版【工資條】里的所有欄位,我們選擇下拉菜單中的【郵箱】。

而【主題行】就是我們平時在發郵件的時候,填寫的「郵件主題」,這裡我們自己按實際情況填寫就好,下面的發送記錄,就選擇【全部】:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

確認無誤之後,點擊【確定】,這時候,我們辛勤的Outlook就開始為我們默默地群發郵件了,打開Outlook,看看已發送列表裡面,同事們已經收到了各自的工資條:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

最後保存我們的Word版工資條模板以備下次發工資的時候用。

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以上就是第一次用【郵件合併】合併功能發放工資條的詳細步驟了。

可能有些同學會說,這麼多步驟好複雜啊!可是這些步驟只是第一次操作的時候複雜一些,我們下個月再發工資條的時候就不需要這麼複雜了。

下面是第二次發工資條的方法:

1.找到並打開我們之前保存的Excel版【工資條】,將這個月的原始工資表的數據導入到【工資條】裡面。別忘了這個月人員增減,還有數字格式最後要設置為【文本】哦。

註:這裡不建議大家新建新月份的Excel版【工資條】,直接用上個月的表,更新裡面的數據就好。因為這個表只用於發工資條用,每個月的工資數據我們有原始的工資表呢。

2. 打開我們上個月保存的Word版工資條模板。

打開的時候會彈出如下對話框,我們直接選擇【是】:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

此時,我們發現模板一被打開,文檔裡面已經導入了工資條的數據。

因為上一步我們選擇【是】時,word就自己調用了我們更新過的Excel版【工資條】,不需要我們再像第一次操作那樣去完成合併,這也是為什麼上一步中建議大家直接使用第一次保存的Excel版【工資條】,而不是新建。因為新建一個Excel,意味著我們要重新再來一次合併步驟:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

我們在打開Word文檔的時候,就已經完成合併,完成了數據從Excel到word的過程。

接下來我們需要做的就是批量生成Word版工資條並列印,或者是Outlook發送電子版工資條:

我們直接點擊【郵件】——【完成併合並】,選擇【編輯單個文檔】或者【發送郵件】,剩下的步驟就跟前面講的一樣啦:

3分鐘學會郵箱群發工資條,讓你瞬間秒殺90%的「資深」HR

怎麼樣?是不是省事了好多,大家學會了嗎?

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