首頁 > 搜索 > 郵件怎麼群發工資條

郵件怎麼群發工資條

互聯網 2020-09-21 10:15:24

工資條這種每個人不一樣,為了保密,不能群發。下面就介紹一下用word、outlook給每個員工單獨發放工資郵件的方法。 當然,這種方法不只是用於群發工資條,用於通知等的郵件群發,都非常實用。軟體要求:word、excel、outlook(foxmail目前不具備此功能,但是最新7.1版新增「分別發送」功能,即選擇多個收件人但一對一發送,適合發送相同內容)本人使用office2010編寫此教程,可能因為版本不同顯示的界面及功能位置不一致。詳細步驟:1、建立excel版工資表明細,工資表中要增加每個員工的email地址 (我是通過vlookup公式引用我們公司的員工通訊錄將郵件地址引用到工資表中的,vlookup公式的具體使用方法各位可到網上查使用方法)。它的基本語法為:VLOOKUP(查找目標,查找範圍,在查找範圍中需要返回值的列數,精確OR模糊查找)VLOOKUP函數的使用方法VLOOKUP函數的使用方法例如公式:B13 =VLOOKUP(A13,B2:D8,3,0),

2、建立一個word文件,文件內容就是你發送給每個員工的工資條內容(請根據公司自身情況設計,word表中所有欄位必須在excel工資明細表中能找到數據來源,並不一定包括excel中所有欄位),注意:由於人的不同,所以詳細的數據也不同,這些不同的地方請全部空出來,接下來的步驟就要解決這個問題。 3、保持excel工資表明細和word工資條表格是打開狀態a. 在word文件上點擊郵件-開始郵件合併-郵件合併分步嚮導(注意,可能由於word的版本不同,請大家參考執行);b.在右側上部「郵件合併」窗口中,選擇「電子郵件」 ,然後在右側下部選擇「下一步:正在啟動文檔」;c.在右側上部 「想要如何設置電子郵件」中選擇「使用當前文檔」 ,在右側下部選擇「下一步:選取收件人」 ;d.在右側上部 「選擇收件人」 中選擇「使用現有列表」, 在右側中部選擇「瀏覽」,在彈出的「選取數據源」窗口中,找到你第1步建的excel文件,在彈出的「選擇列表」中選擇有工資數據的「表」e.彈出的 郵件合併收件人窗口,是所有員工的數據,應該與你的工資表一致。每行前邊的「√」代表你選擇給他發郵件,如果不給他發郵件,請點擊取消「√」 ,然後點擊確定;f. 在右側下部選擇「下一步:撰寫電子郵件」,用滑鼠游標,點擊(或放在)WORD文件內容你需要插入信息的位置,比如,你需要在「姓名」後邊插入每個人的姓名,請把游標點擊放在放「姓名」後邊的單元格,然後在右側上部「撰寫電子郵件」欄選擇「其他項目」,彈出的窗口「插入合併域」選擇「姓名」-「插入」(這一步是在excel文檔和word文檔間建立「鏈接」關係);然後選擇「關閉」。其它欄位類似操作,你就可以把word文檔中所有需要鏈接的欄位全部「插入」了具體內容。(記住了,每次都要先把游標放在需要插入的位置上再進行); g.全部鏈接完成後如圖所示,檢查鏈接無誤后,點擊右側下部選擇「下一步:預覽電子郵件」 , 可在右側上不選擇不同員工預覽,預覽無誤後點擊右側下部「下一步:完成合併」 ,注意,如果類似於「醫療」這一欄出現奇怪的長數字,比如,本應是「29.9」,但WORD文件中出現的是「29.99999」,請在出現奇怪數字的合併域的對應欄中進行設置,如右鍵點擊«醫療»選擇「切換域代碼」,然後出現{MERGEFIELD 醫療},在該域代碼后增加\#0.00,最後的域代碼形式為{MERGEFIELD 醫療\#0.00},該操作設定該選項保留的小數位數,設置完成後再點擊滑鼠郵件選擇「更新域」,設置完成後當前工資條記錄沒有變化,在預覽電子郵件中選擇「》」查看下一個工資條數據查看,上述奇怪數字問題應該可以解決了。重複上述步驟,將所有長串奇怪數字的域代碼后增加\# 0.00,即可修正所有此類問題。h.然後點擊右側上部「電子郵件」彈出郵件選項窗口,收件人選擇excel中員工郵件地址,主題行就是郵件主題,郵件格式建議選擇html(發送時在文件正文且保留word所有格式)或者附件,發送記錄可選擇全部發送或部分發送,點擊確定即自動啟動outlook並開始後台自動發送。

outlook的設置過程這裡就不多說了。

注意:請確保每人的郵件地址準確。第一次發工資條時,請先小範圍測試一下,把工資信息全部替換成測試數據,並在郵件中告知員工,這是測試數據,不是你的真實工資。請員工檢查核對,所收郵件是否是自己的信息。使用此方法看似步驟繁瑣,其實熟練后整個設置過程不過5分鐘,節省大量時間。

參考文檔http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8http://wenku.baidu.com/view/6df9547f59fafab069dc5022aaea998fcc2240a8

免責聲明:非本網註明原創的信息,皆為程序自動獲取互聯網,目的在於傳遞更多信息,並不代表本網贊同其觀點和對其真實性負責;如此頁面有侵犯到您的權益,請給站長發送郵件,並提供相關證明(版權證明、身份證正反面、侵權鏈接),站長將在收到郵件12小時內刪除。