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群發郵件的稱呼怎麼寫

互聯網 2020-09-22 08:35:59
第一要義:不發送垃圾郵件

不給閱讀者製造信息負擔,不提供對與讀者無用的信息,哪怕一個字,儘可能做到極簡。因為對於我這種會閱讀每一個字(包含簽名的所有部分)的人,閱讀任何一個字都需要時間

垃圾郵件的定義:

這封郵件對我一點用也沒有,那就是垃圾郵件;最常見的就是廣告郵件。對於公司內部最常見的就是新人歡迎郵件,除了領導代表部門的歡迎之外,其他的都是你們兩兩之間的溝通,對我沒有任何用,只是在我的郵箱收件箱里刷了一下存在感,我會習慣性的delete並暗自給個差評,大部分人的簽名設置的很糟糕,沒有美感。

第二:寫一封郵件的順序是先放附件

寫一封郵件的順序是先寫附件,再寫主題,然後正文,最後收件人。因為附件是最容易遺漏的部分,發了一封正文寫著請參考附件的郵件,而實際上卻沒有附件,立馬會降低印象分。主題一定要寫的清晰完整,然後正文,最後是收件人,因為沒有收件人,郵件是發不出去的。這樣可以避免郵件的疏漏或者不完整。

第三:郵件主題務必是一句完整的話:

用語文老師的話說就是主謂賓必須完整。舉個我原來小夥伴的例子:小肥羊-辛香料-2093,

這不是一句完整的話,只有名詞,沒有告訴對方要做什麼。完整的應該是「小肥羊-辛香料-2093請下單」很快蒙蒙同學就明白了,後來寫的郵件質量越來越高。

對於郵件的主題進行關鍵詞和可識別的編號,方便後續的搜索查找。例如上面的2093就是我們的訂單編號,跟進這個訂單或者後續客戶再做類似的產品我在郵件中通過Subject主題搜索2093就可以快速定位了

郵件的主題之所以重要是因為,現在每天都要處理大量的郵件,郵件的主題是對郵件內容的一個概述,收件人會根據郵件主題來大致判斷如何處理這封郵件。想要別人最快最完整的處理你的郵件,就要給對方提供儘可能的方便,而不是在發郵件的時候省那麼幾秒的時間,到後來還要費一大堆口舌去補充。我經常故意不回沒有主題的郵件,在我看來這是嚴重的不禮貌,對於不禮貌的行為,應該受到警示和教訓。而很多人還對此無知,覺得沒什麼大不了的。我們的大腦習慣性的生活在信息匱乏的時代,對於信息爆炸沒有進化到那個程度,同樣我們也還沒有建立完整的信息過載情況下的社交禮儀。但是最重要的一點:思考收件者會怎麼處理和解讀我們發出的信息,她有沒有我默認的背景,「哎呀,那個你應該知道的」「這個不就是咱們上次說過的么」「這個和之前一樣一樣的」所有你默認的這些,都會可能導致錯誤,尤其是你在對接一個新人的時候,需要的默認越多,效率就越低,錯誤的可能性就越大。信息傳遞的完整性就得不到保證。

第四,聯繫人稱謂一定要準確:

我經常見到同事發郵件寫個Dear王經理,這種土洋結合的方法,不倫不類。Dear適合西方文化的客戶群體,如果對方有英文名稱,這麼稱呼是沒問題的。如果是中國人直接寫

王經理,(中文逗號不是分號,細節很重要)

(回車空一行)

再起一行,頂格開始寫正文(如何既得體,又表示對對方的尊敬:參考 金正昆 禮儀講座(優酷)http://list.youku.com/albumlist/show/id_27535650.html?sf=10101&spm=a2h0k.8191403.0.0

郵件正文的格式字體:宋體或仿宋,非襯線字體,簡約,襯線字體楷體也可以,但個人不推薦字型大小:四號以上,你想想一個小五的字體,對方400度近視,那會是一個什麼樣的閱讀體驗?我們這代經過高考摧殘的人,不近視的有幾個?因此,字型大小的大小也是一種禮儀。顏色搭配:正文推薦好黑色,三種以內,參考金正昆老師的服飾禮儀。

簽名和結束語:不要在簽名處做廣告,不要在簽名處做廣告,不要在簽名處做廣告

上面是一個同事和我的內部溝通郵件的簽名,下面的這些業務介紹對我來說沒有任何用,我本身對於大而全的東西就是比較排斥的,沒有好感,因此會習慣性屏蔽這種類型的業務介紹。一個簽名不夠用,如何設置多個簽名快速切換應對不同的場景需求,參考 如何設置多個簽名輕鬆應對不同客戶群體

郵件中的圖片:

裁掉不需要的部分,對於需要模糊處理的部分打上馬賽克,確保信息保密,不對其他人造成隱私泄露。通過圖片的邊角拖拽和調整截圖的尺寸調整:Windows系統自帶paint(畫圖工具),推薦搜狗輸入法的截圖工具(所有的電腦上都能裝)和QQ的截圖工具(馬賽克功能比搜狗的方便)都可以對圖片進行編輯,同時對這些截圖功能設置快捷鍵我的習慣是搜狗截圖CTRL+SHIFT+A ;QQ的截圖是Ctrl+Alt+A,使用快捷鍵提高工作效率。快捷鍵的好處是只要按下這個健就會得到確定的結果,而且可以盲打。而滑鼠還需要眼鏡配合搜尋定位,工作量和效率是不一樣的。哪怕只是省兩秒鐘,也值得。

郵件的附件:

前面我們說了,寫一封郵件的順序是先寫附件,再寫主題,然後正文,最後收件人。首要的問題是不遺漏附件

圖片附件的大小,無特殊要求,壓縮到200kB以內,最大不超過1M。對於圖片進行命名,不要是系統默認的DCM等等,因為Office的Index(索引)引擎是會把附件的名字也建立在索引中的,方便後續的搜索

對於多個附件的郵件,對於附件進行編號:附件1:+附件名稱,附件2:+附件名稱……,超過5個,使用壓縮包進行打包后壓縮成一個壓縮文件。

對於WORD,PPT等不需要對方編輯的文件,轉換成PDF之後再發送給對方。第一是保護作者的權益,第二是PDF的閱讀體驗比WORD和PPT要好的多,而且也會降低文件的大小。另外對於很多外資企業,對於合同等正式文件,為了避嫌,正軌的操作方式是不接受WORD,EXCEL等可以編輯的方式發送的,要求必須是PDF格式。

總體的附件大小不要超過10M,這是很多公司郵箱伺服器的設置。之前有個同事無意中群發了一個電子賀卡,73M,導致公司郵箱在工作繁忙時間段接近崩潰,正常的郵件收發無法進行,然後這個人直接被Fire掉了。即便沒有這麼嚴重,因為工作正忙的時候,郵箱堵塞帶給人的感覺也是非常不好的。一個人的印象分就這麼一點點的喪失,而自己感覺不到。如果附件超過10M,使用大附件助手發送,這樣對方收到的是一個附件下載鏈接,郵件就很小了。使用安裝方法參考 outlook大附件工具助手使用 Frank IT tips No10

最後:在郵件發出去之前,無論是多麼著急的郵件,一定要檢查一遍,一定要檢查一遍,一定要檢查一遍,重要的事情說三遍,包括附件一定在郵件中打開再看一遍,確保附件沒錯,附件內容沒有遺漏。

郵件檢查清單如下:收件人,抄送人和密送人是否準確,檢查後面的城市簡拼,參考 如何確保英文名字相同的郵箱不會發錯主題:是否完整的描述了目的附件:附件的命名是否完整,附件的先後順序,附件的內容正文:Outlook有拼寫檢查功能,建議打開拼寫檢查功能,對於常見的錯別字,下面會有紅色的波浪線提示

檢查郵件的順序和編寫郵件的順序不保持一致,因為我們的大腦按照同一種模式思考會有思考慣性,有選擇性屏蔽。

這個時候要把自己放到收件人的角色上,看看關鍵部分是否表述清楚,有沒有錯別字。

如何寫一封得體的商務郵件:其他參考資料:

怎樣寫一封得體的電子郵件?

寫工作郵件或者私人郵件,養成得體的好習慣總沒錯

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